15/01/2019 15:45:00

FORMATURA

Como funcionam as comissões de formatura?

A formatura é um momento muito importante. Seja no ensino médio ou na faculdade, é um ciclo que se fecha. E é delicioso começar um novo projeto.

Para coroar os momentos de dificuldade e de alegria passados, nada melhor do que cerimônias e festas. Até mesmo durante o ano, quem não precisa de diversão?

É aí que entram as comissões de formatura.

Algo comum no universo acadêmico, muitas pessoas não fazem noção de tudo que envolve a comissão.

Como e quando ela deve ser criada?

Ela pode ser processada na Justiça?

Como é sua composição?

Preparamos esse post cheio de informações pra você. Confira!

 

O que é uma comissão de formatura?

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Comissão de formatura é um grupo formado por alunos que representa os integrantes da turma quanto a todos os detalhes inerentes à formatura.

Essa comissão será responsável por lidar com a direção da faculdade ou do colégio, com fornecedores de produtos ou serviços e tudo que for pertinente aos eventos de formatura.

A comissão, seja no ensino médio ou na faculdade, não é somente responsável pelos eventos da formatura em si (culto ecumênico, colação de grau e festa).

Qualquer evento realizado durante o ano, como uma festa para arrecadação de fundos ou uma mera confraternização, será responsabilidade da comissão.

Ou seja, ela possui papel decisivo em todos os eventos.

Veja a seguir algumas tarefas atribuídas à comissão de formatura:

• Organizar a arrecadação de fundos: rifas, venda de brindes, festas;
• Determinar a mensalidade para cada formando que participará das comemorações;
• Convocar as reuniões (assembleias gerais) para definição de temas importantes;
• Definir condutas sobre a gestão dos recursos financeiros arrecadados, como abrir uma conta poupança ou investir o valor;
• Buscar orçamentos e propostas de empresas que farão o cerimonial;
• Avaliar as propostas de fornecedores de produtos e serviços indicados pelo cerimonial.

 

Aspectos jurídicos

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Você já ouviu falar que uma comissão de formatura foi processada por algum motivo?

Provavelmente sim.

Normalmente, as ações judiciais contra uma comissão dizem respeito ao desvio de recursos. Sempre pode existir aquele membro da comissão que se acha mais esperto do que os outros e embolsa dinheiro que não lhe pertence. Infelizmente.

E em casos como esse, os alunos que participam da comissão podem entrar com uma ação. Mas é preciso entender o motivo pelo qual a comissão pode ser acionada na Justiça.

E isso envolve um pouco de “juridiquês”.

 

# Mandato

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Sabe quando elegemos um vereador ou um presidente? Eles exercerão um mandato, ou seja, serão representantes temporários dos interesses do povo. No mesmo sentido, os membros eleitos para uma comissão de formatura exercerão um mandato, representando os interesses dos formandos.

E precisa existir um documento?

Se formos olhar pelo aspecto da segurança jurídica, é preciso elaborar uma procuração relativa ao mandato.

Neste documento, deve conter quais serão os poderes dos membros da comissão, ou seja, o que eles podem fazer em nome dos formandos. Contratar fornecedores, fazer a gestão financeira e outros atos.

Mas, cá entre nós, isso não acontece.

Então, é como se existisse um mandato verbal, que pode ser provado pelos próprios alunos que elegeram os membros da comissão.

 

E quais as consequências de se ter um mandato?

A primeira delas é o dever de prestar conta. Em seguida, o de repassar qualquer vantagem que receba decorrente desse mandato. Ou seja, se um fornecedor de produtos envia brindes para a comissão, eles pertencerão à coletividade, não à comissão. Tudo isso deve ser informado.

Isso acontece porque a comissão deve ser motivada pelo dever de cooperação. Afinal, ela é uma mera facilitadora entre formandos e empresas, que ajudará a realizar as festividades.

 

# Ação judicial

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Fato é que a comissão, para o Direito, é capaz de ser demandada em ações judiciais. Ou seja, ela pode ser processada.

Mas quem responde é a comissão (coletivo) ou o indivíduo que praticar um ato ilegal?

Inicialmente, a comissão. Ela está sujeita a responder a uma ação de indenização por danos morais ou materiais, ação de reparação devido ao enriquecimento sem causa, ação de prestação de contas ou, até mesmo, ação que a obrigue a fazer ou não fazer algo.

Caso ela seja condenada, deverá cumprir o que o juiz determina. Mas se ato tiver sido cometido por um indivíduo, ela poderá entrar com uma ação de regresso contra ele.

Para evitar qualquer problema com os formandos, a comissão deve sempre agir com honestidade, transparência e cuidado, visando o interesse da coletividade.

 

Como e quando criar as comissões de formatura?

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As comissões de formatura devem ser criadas no 2° ou no 3° ano da faculdade, dependendo da duração do curso. O interessante é ter 2 ou 3 anos de planejamento e arrecadação, para que o valor mensal não pese no bolso dos formandos. Na escola, as comissões são formadas no ano da formatura.

O número de pessoas na comissão é acordado pela turma. Mas não é recomendado ter muitas pessoas na comissão, porque dificulta as decisões e reuniões internas. Em uma turma de 100 pessoas, no máximo 15 membros é mais do que suficiente.

No início, a ideia é começar a pesquisar a empresa que auxiliará a comissão, que é o cerimonial. Depois que isso estiver definido, já é interessante pesquisar produtos, serviços e outros custos que dizem respeito às comemorações e arrecadações.

Isso é importante para que a comissão consiga definir o valor mais adequado das mensalidades.

 

E como a comissão de formatura é criada?

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Em geral, sempre tem um aluno mais interessado e proativo que propõe à turma que se faça uma reunião para escolher quem ocupará os cargos. E é assim que começa.

Com ajuda do representante de classe, é convocada uma reunião com todos aqueles que têm interesse em integrar o fundo de formatura.

Lembra que falamos do mandato?

São esses interessados que conferem o poder aos escolhidos. Ou seja, que elegem os colegas que integrarão a comissão de formatura.

É importante que essa convocação se dê de forma ampla. Tecnicamente, fala-se de edital. Mas em uma era tecnológica, fazer essa chamada pelo grupo do WhatsApp (que possibilita ver quem viu a mensagem) é mais eficiente.

O que importa é que toda a turma saiba da assembleia geral que escolherá a comissão.


- Eleição da comissão

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A eleição da comissão de formatura pode ter diversos formatos. A turma pode escolher uma votação por cargo ou escolher apenas os integrantes da comissão, deixando-os decidir quem ocupará cada função.

Se a votação se der por cargo, é preciso ver quem serão os interessados em ocupar a Presidência, a Vice-presidência, a Tesouraria, a Secretaria, a Coordenação de Eventos e outros cargos que eventualmente são criados.

A forma mais fácil é colocar à disposição para votação o nome de todos os interessados em integrar a comissão.

Imagine que serão 8 membros. Os alunos que farão parte do fundo escolhem 8 colegas, e os mais votados serão os integrantes da comissão. Depois, eles se reúnem para definir as tarefas de cada um.

Para que tudo fique bem esclarecido, é importante que alguém faça a ata dessa assembleia geral. A ata é um documento que resume quais foram as discussões da reunião e as decisões tomadas. Ou seja, o resultado final da eleição da comissão.


- Estatuto

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Após a eleição, a comissão de formatura deverá se reunir para elaborar um estatuto.

Basicamente, esse documento regulamentará todas as ações dos membros da comissão, descrevendo também as funções de cada cargo.

É importante que nele conste as informações sobre os eventos da formatura, as mensalidades (prazo, forma de pagamento, multas etc.) e tudo que for pertinente para regular as condutas dos membros e dos associados.

Ah, mas eu não faço ideia de como fazer um estatuto!”.

Se você não for do Direito, realmente isso pode ser mais complicado. Mas existem inúmeras comissões na sua faculdade que passaram pelo mesmo “problema”. É só pegar um modelo com uma delas e ver o que deve ser ajustado para a realidade da turma. Se for no colégio, a diretoria auxiliará neste ponto, já que vocês são menores de idade.

Vale destacar que a criação do estatuto não é obrigatória. Mas somente por meio dele e de seu registro no Cartório Civil de Pessoas Jurídicas é que a comissão de formatura consegue ser regulada como pessoa jurídica.

Essa é uma proteção importante, pois resguarda a comissão de eventuais problemas. Assim, é a pessoa jurídica quem responderá pelo dinheiro arrecadado, pelos contratos e por eventuais ações judiciais.

Ah, mas a comissão de formatura deve ser uma empresa?”.

Não. Não há necessidade. É possível registrar o estatuto em cartório para conseguir dar legitimidade às decisões tomadas em Assembleia. Com o registro, muitos bancos conseguem abrir uma conta de comissão de formatura, algo muito comum.

 

Quem deve compor a comissão?

A comissão de formatura é importante para conciliar os interesses da turma quanto aos eventos que fecham mais um ciclo em nossa vida. Convites, bar, estilos de festa, buffet, decoração, escolha de patrono, paraninfo, professores homenageados. Tudo isso passa pela comissão.

Para que tudo não fique nas costas somente de um ou dois membros, existem cargos com atribuições específicas, mas que devem ser preenchidos por pessoas com perfis adequados.

 

Perfil dos integrantes

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Na hora de escolher os integrantes da comissão, os alunos interessados devem pensar no perfil dos colegas. É muito importante ser imparcial, deixando de lado amizades e inimizades, para que a comissão seja, de fato, a melhor possível.

Não adianta escolher seu amigo desorganizado e irresponsável como tesoureiro, só porque ele é seu amigo.

Em uma comissão, é preciso ter pessoas com características responsáveis, de liderança, criatividade, perseverança e proatividade.

Em geral, o presidente é determinado e centralizador. Já o vice-presidente é dedicado e cooperativo. Os tesoureiros devem ser organizados e responsáveis. O secretário também deve ter organização e ser observador. Já o coordenador de eventos deve ser comunicativo e proativo.

 

Cargos e suas atribuições

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Os principais cargos que devem existir em uma comissão de formatura são:

Presidente: é o coordenador principal de tudo. Ele é responsável por buscar fornecedores e cerimonial, assinar os contratos, comunicar decisões da comissão para a turma, resolver conflitos. Ele centraliza muitas funções essenciais para a festa, motivo pelo qual precisa ser um líder, uma pessoa confiável, comunicativa e decidida.
Vice-presidente: braço-direito do presidente em todas as atividades. Ele assume as funções caso necessário, trabalha diretamente com o secretário e o auxilia eventualmente em suas tarefas.
Secretário: é o organizador da comissão. É responsável por elaborar a ata nas assembleias, criando provas para resguardar a comissão nas decisões. Ele auxilia o tesoureiro a cobrar as mensalidades dos formandos e a acertar os pagamentos com fornecedores, além de fazer a gestão dos documentos e manter a agenda de compromissos atualizada.
Tesoureiro: encarregado do controle financeiro do fundo de formatura. Ele deve elaborar demonstrativos das finanças para realizar uma boa prestação de contas aos formandos periodicamente. Assim, todos têm noção da aplicação do dinheiro.
Coordenador de eventos: é o responsável por todos os eventos, seja de arrecadação ou de confraternização. Deve sempre estar em sintonia com todos os integrantes para não perder tempo com ideias sem viabilidade.

A comissão de formatura é uma equipe indispensável para fazer a festa de formatura dos sonhos. Sem ela, os alunos não teriam condições para lidar com arrecadação de dinheiro, controle financeiro, tomadas de decisão em assembleia e muito mais.

E a sua comissão, já está formada?

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