13/11/2018 17:00:00

CORPORATIVO

14 Passos Essenciais Para um Evento Corporativo de Sucesso + Dica Bônus: Insights para confraternizações de fim de ano

O evento corporativo e seu planejamento

Um evento corporativo tem diversas facetas. Congressos, feiras, confraternizações, seminários, treinamentos, lançamento de produtos ou serviços, atividades beneficentes ou aniversários são só alguns exemplos. Mas o que é um evento empresarial e quais são suas características?

É um evento destinado para potencializar a marca da empresa e prestigiar colaboradores, seja por meio do entretenimento ou do conhecimento. Ele possibilita a promoção do negócio e a exploração de novos conceitos relacionados a ele, bem como a criação de novos relacionamentos e parcerias.

Benefícios do evento corporativo

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Uma empresa pode usufruir de muitos benefícios quando realiza um evento corporativo.

Quando ele é destinado à aquisição de conhecimento, por exemplo, é uma forma de promover a avaliação de desempenho, o que contribui para aprimorar sua performance e tomar melhores decisões.

No mesmo sentido, todos os colaboradores passam a saber as melhores ferramentas para otimizar processos, práticas, produtos e serviços, proporcionando mais produtividade e lucratividade.

Independentemente do foco de um evento empresarial, podemos destacar como benefícios:
• Melhoria do posicionamento da empresa no mercado de atuação;
• Aumento da visibilidade do negócio em relação a todos os stakeholders, como colaboradores, clientes, fornecedores, parceiros, imprensa e mercado;
• Fortalecimento das relações com os stakeholders, o que potencializa as chances de negócio e aumenta as possibilidades de prospecção de novos clientes;
• Motivação dos funcionários por meio da confraternização, integração e valorização;
• Aumento do engajamento com a cultura organizacional;
• Apoio ao processo de marketing, o que contribui para aumentar as vendas e a visibilidade, bem como aproximar os funcionários à organização.

O evento corporativo pode ter vários objetivos, e cada um tem suas particularidades.

Em qualquer caso, é fundamental planejar com antecedência.

Além do objetivo, é preciso definir orçamento, data, local, convidados, fornecedores, programação, cenografia e divulgação.

Por isso, preparamos um passo a passo para que você não se esqueça de nada na hora de pensar seu evento.

Confira!

 

#1 Defina o objetivo do seu evento corporativo

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O primeiro passo para preparar um evento corporativo é definir qual é o seu objetivo. Porque a partir disso é que as demais etapas serão organizadas.

Imagine que a organização queira lançar um novo produto no mercado. Como é uma novidade, é preciso informar as pessoas sobre ele, o ambiente escolhido deve possibilitar a interação do público, será necessário convocar a imprensa para dar publicidade e as estratégias de entretenimento devem se relacionar com o objetivo.

Por outro lado, se a ideia é comemorar o aniversário da empresa, o público será composto pelas pessoas que fazem parte das atividades, como colaboradores, diretoria, parceiros, fornecedores e outros stakeholders.

Nesses casos, o evento corporativo ganha um caráter de confraternização, de promover os relacionamentos.

No caso de ser um momento de treinamento dos funcionários, o evento já muda de cara. É preciso focar no conhecimento, sem perder a interação e a descontração, que costumam ser muito eficientes nesses casos (especialmente porque se lida com a geração Y, avessa às formas tradicionais de aquisição de conhecimento).

Por isso, a primeira medida dos organizadores é definir o objetivo. Lançar produtos, prospectar clientes, premiar fornecedores, treinar colaboradores, comemorar marcos.

Essa decisão deve vir antes de tudo. Com os objetivos definidos, é preciso estruturar como ele será realizado, se ele terá um caráter mais formal ou informal e outros pontos.

E o orçamento vem logo em seguida.

 

#2 Faça um orçamento

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Já preparou uma planilha para fazer o planejamento financeiro do evento corporativo? Pois você precisará dela agora! Se já existe um objetivo definido, é preciso pensar em todos os detalhes que serão incluídos no orçamento.

Qual a verba disponibilizada para o evento? Ela definirá tudo: espaço, decoração, buffet, número de convidados, materiais e outros pontos.

É possível fazer muita coisa com pouco dinheiro, basta colocar a criatividade em cena. Mas se a verba estiver mais folgada, há várias opções que tornam o evento mais interessante.

Uma boa saída para reduzir custos é buscar patrocínios. Alguns fornecedores, que prestam os mais diversos serviços, sabem o valor de uma parceria bem-feita em um evento corporativo. Pode se tornar uma via de mão dupla duradoura, benéfica para todos.

Veja outras dicas para fazer um bom orçamento com responsabilidade financeira e evitar desperdícios:
• Para cada serviço que for contratar, pegue boas referências de fornecedores. Eles costumam ter preços aproximados, e é melhor contar com empresas que possuem boa reputação do que arriscar com as duvidosas e ter que contratar duas vezes;
• Procure sempre ter 3 orçamentos em mãos para cada serviço, uma vez que isso pode aumentar seu poder de barganha na hora de fechar o negócio;
• Elenque todos os itens necessários para o evento empresarial de acordo com a prioridade. Existem coisas que não podem faltar, como buffet e serviço de bar (ou coffee-break), divulgação, equipe, mas há itens que só entrarão se sobrar uma verba no final do planejamento;
• Defina os fornecedores o quanto antes para que consiga preços menores e prazos maiores para os pagamentos;
• Priorize os itens que atendem diretamente ao objetivo do evento, evitando gastos desnecessários.

Para organizar seu orçamento, você pode separar os gastos por áreas. Em uma confraternização, por exemplo, é preciso contratar responsáveis pelas comidas e bebidas. Dentro da área “alimentação”, você deve destacar o custo com buffet, cozinheiro, garçom etc.

Tendo a estimativa de gasto com os 3 orçamentos para cada serviço, você poderá ter uma noção global de qual será o valor final do evento.

E lembre-se de deixar uma margem para imprevistos, porque pode ocorrer de um serviço aumentar de valor em cima da hora ou de ser necessário contratar um serviço extra.


#3 Marque a data do evento empresarial

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De acordo com o objetivo de cada evento corporativo, os organizadores devem pensar em uma boa data para realizá-lo. Se for uma confraternização de fim de ano, é preciso considerar a proximidade com o Natal e com as férias (já que é comum que boa parte dos colaboradores tirem férias nesse período), tendo em mente que a festa deverá ser realizada entre novembro e dezembro.

Outro ponto a se considerar na hora de marcar a data do evento é o período mais estressante para os funcionários. Algumas empresas exercem uma atividade econômica que apresenta picos de demanda em determinados meses. Aquelas do comércio, por exemplo, devem evitar as datas comemorativas, como Páscoa, Dia das Mães, Dia dos Pais, Natal, Carnaval, Liquidação do Lápis Vermelho e outros períodos que causam estresse.

É importante pensar também se a natureza do evento permite que ele seja realizado em dias úteis fora do horário de trabalho. Fazer uma confraternização com comida, bebida e entretenimento em plena terça-feira pode fazer com que todos tenham uma quarta improdutiva devido à falta de descanso.

Como cada evento empresarial tem suas particularidades, o ideal é fazer esse planejamento o quanto antes para conseguir a data ideal nos locais pretendidos.


#4 Liste os convidados

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Qual público você pretende abranger no seu evento corporativo?

Será uma comemoração, que inclui funcionários e seus familiares? Será um lançamento de produto, que envolve funcionários, fornecedores e clientes? Ou é uma festa interna, só para funcionários da empresa?

Um dos passos para organizar um evento empresarial é ter o perfil dos convidados, bem como uma estimativa da quantidade.

Não basta apenas contabilizar quantos serão. É preciso entender um pouco mais das características que eles têm.

Por exemplo, se sua empresa é uma startup cujos funcionários estão na faixa etária entre 25 e 40 anos, seu evento pode adotar um tom mais despojado, com intervenções interativas e tecnológicas.

Se, por outro lado, uma confraternização de fim de ano inclui seus colaboradores que, em sua maioria, têm acima de 40 anos e família constituída, o evento deve pensar em um tom mais sóbrio, sofisticado, que atenda também às crianças.

É preciso avaliar a lista de convidados criteriosamente para definir todos esses pontos, porque o evento corporativo, para usufruir dos benefícios que ele proporciona, deve ser adequado a seu objetivo final.

Uma das formas para entender o público-alvo e descobrir o que eles esperam da ocasião é envolvê-lo na organização. Pode ser interessante conversar com os gerentes ou outros superiores hierárquicos para que eles falem sobre o perfil de seus subordinados e das preferências que são nítidas daquele setor.

A chance de oferecer uma programação ou uma atração que interessa a eles é maior. Ou você acha que a geração Y gostará de um evento com palestras teóricas longas?

E como ter essa conversa com representantes dos diferentes setores?

Uma boa ideia que funciona em várias empresas é criar uma comissão democrática que inclua todos eles.

Estas pessoas podem fazer sugestões, falar das suas expectativas e debater as sugestões dos organizadores do evento, que podem acatar ou rejeitar ideias. Essa comissão pode ser, inclusive, virtual, de modo a otimizar o tempo de todos e de deixar documentadas os bate-papos.

Essa medida traz dois benefícios muitos louváveis para o evento empresarial: os colaboradores se sentem incluídos no processo de planejamento, ao mesmo tempo em que se envolvem mais com ele na hora da divulgação.


#5 Pesquise um local adequado

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Ter um local bacana para fazer o evento empresarial pode fazer toda a diferença. O espaço e a infraestrutura devem atender aos objetivos propostos, ao mesmo tempo em que facilitam a vida dos convidados e da organização.

Um ponto de extrema importância é a localização. Se a empresa fica na parte centro sul da cidade, é interessante que o local esteja na mesma região ou em uma região vizinha, onde os convidados já estão familiarizados e não terão problemas para chegar ao evento.

Escolher um local situado em um ponto privilegiado e de fácil acesso é fundamental para o sucesso da confraternização, do lançamento do produto ou de qualquer outro tipo de evento empresarial.

Na hora de escolher o local, fique atento a alguns pontos importantes além da localização privilegiada, como:
• Gerador próprio, para evitar que os organizadores tenham que alugar um gerador de energia, que funcionará em casos de imprevisto;
• Segurança para os convidados;
• Comodidade, como os locais que possuem estacionamento coberto (como dentro de um shopping) para que não haja preocupação em parar o carro na rua;
• Sofisticação e versatilidade para atender a vários tipos de evento empresarial.


#6 Pense em homenagens e premiações

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Um dos pontos que mais dão retorno positivo nos eventos empresariais é reconhecer aqueles que fazem a empresa crescer e obter sucesso.

E se engana quem pensa que isso é uma bobagem.

Reconhecimento está intimamente ligado à motivação, à perspectiva de carreira. Uma equipe motivada é mais produtiva, trabalha com satisfação e contribui diretamente para os resultados positivos.

Por isso, dependendo da natureza do seu evento empresarial, é preciso pensar em homenagens e premiações. É comum que elas apareçam nas confraternizações de fim de ano ou nas chamadas “Festas do trabalhador”.

Há homenagens destinadas àqueles funcionários que têm mais tempo de casa ou premiações àqueles que se destacaram por um projeto inovador.

O importante é não deixar passar em branco esse momento em que todos se relacionam entre si.

E lembre-se de que tem muito mais peso homenagear ou premiar alguém na frente de toda a empresa do que fazer isso dentro do próprio setor.


#7 Defina a programação e as atrações do evento corporativo

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De acordo com o objetivo de cada evento corporativo, os produtores devem pensar em uma programação e nas atrações que condizem com ele.

Elas também dependem, obviamente, do perfil do público e do orçamento disponível.

Em um lançamento de produto ou serviço, existem alguns momentos que são obrigatórios. O momento institucional, em que há uma fala do porta-voz da empresa (presidente, sócio, diretor) para apresentar a novidade, já é esperado.

Todos querem saber como a inovação foi desenvolvida, qual sua aplicação e outras “funcionalidades” delas.

E não é só o conteúdo que importa: o carisma e a capacidade de oratória são fundamentais para cativar o público e dar um pontapé inicial positivo ao evento.

Neste tipo de evento, também é interessante que tenham experiências imersivas, em que o público terá contato direto com o produto ou o serviço.

Se for o caso, pode ser interessante estabelecer uma forma de coletar os feedbacks de quem o experimenta. Afinal, o produto está pronto para entrar no mercado, mas sempre se baseia em aprimoramento.

Se o público da ocasião envolver também clientes e fornecedores, é preciso pensar em uma programação estratégica para estreitar relacionamentos e possibilitar novos negócios.

Já o evento corporativo voltado para o treinamento e a capacitação dos funcionários pode começar com uma palestra motivacional de alguém renomado.

Mensagens fortes e acessíveis costumam ter um bom efeito inspirador nos colaboradores e é uma ótima forma de introduzir o evento. Em qualquer caso, nunca se esqueça do perfil do público-alvo.

Público jovem gosta mais de recursos modernos e tecnológicos do que de seminários. Um público mais conservador pode preferir uma programação no mesmo sentido.

Veja algumas boas alternativas para considerar de acordo com seu público:
• Orquestra: para um evento corporativo elegante e formal, a música clássica é uma excelente opção de entretenimento. Se for o caso, considere questões de logística, como local em que os músicos ficarão.
• Artistas circenses e mágicos: uma confraternização de fim de ano possui um caráter de celebração e casualidade, certo? Que tal cogitar a presença de artistas de circo no local? Se não puder, a opção pelos mágicos é ótima. Eles entretêm convidados de qualquer idade, coletiva ou individualmente.
• DJ: eventos que são focados em informação não podem contar com atrações que distraiam o público. Se a ideia é priorizar o conteúdo apresentado, o som ambiente do DJ combina mais com a característica do evento. Eles podem escolher músicas conforme as etapas das apresentações e fazer uma boa sonoplastia para as palestras. Por outro lado, se a ideia é colocar todo mundo pra dançar, ele também é uma ótima opção!
• Música ao vivo: além da orquestra, os produtores do evento empresarial podem optar, a partir da análise de seu público, por contratar uma banda para tocar ao vivo no evento. Estilos variados ou não, costuma sempre ser um sucesso de público. Mas tenha cuidado na escolha.
• Atrações para a família: para festas estendidas aos familiares, a chance de ter crianças é muito grande. Nesses casos, é interessante que a organização pense em monitores infantis para entretê-las e deixar os pais à vontade para curtir o evento. Pintura facial, esculturas de balão e outras opções são comedidas, mas possuem um apelo ótimo. Há, inclusive, opções que abrangem o público adulto, como a cabine de fotos, o caricaturista e outros.

Seja qual for o tipo de evento, estabelecer programação e atrações adequadas é uma forma de engrandecer e marcar a celebração.


#8 Pense na cenografia ou decoração

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Uma etapa importante no passo a passo para organizar um evento corporativo é pensar a cenografia ou a decoração.

Mas não são conceitos semelhantes?

Não, a cenografia é algo amplo, que deriva da união entre arquitetura, decoração de interiores e teatro. Ela é responsável por integrar sonorização, iluminação, decoração e vestuário. Seu foco é criar ambientes e provocar sensações. A decoração é só uma parte dela.

Em um evento empresarial, há várias possibilidades de cenografia conforme a natureza do negócio e o clima organizacional (descontraído ou formal).

A ideia é apresentar uma inovação?

Invista em ambientes mais sóbrios, clean, com muita tecnologia. Pode parecer uma bobagem, mas é um estimulante para fechar um negócio.

Aliás, os cenários tecnológicos são uma grande tendência em eventos corporativos nos últimos anos.

Já pensou em usar a realidade virtual, que cria um ambiente 360º simulado por um software e permite que os usuários se conectem ao programa para ter uma experiência simulada?

Ou pensou em realidade aumentada, que usa tecnologia 3D para criar materiais que apresentam elementos virtuais em ambiente real (tal qual o jogo Pokémon Go)? Ou, ainda, um holograma?

Outra opção que enriquece bastante o evento empresarial são os painéis interativos, que podem ser personalizados conforme os objetivos definidos. Eles conseguem transmitir a mensagem do evento por meio da interatividade.

São tendências que aumentam a experiência do público-alvo e permitem que eles interajam de forma ativa com as atrações e com a decoração criada.


#9 Escolha o buffet e o serviço de bar

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Que a comida e a bebida são a coisa mais cobiçada em qualquer evento de qualquer natureza nós não temos dúvidas!
Por isso, na hora de fazer o orçamento de um evento corporativo e pensar nos fornecedores, escolha um buffet e um serviço de bar adequados à situação e ao número de convidados.

Confraternizações ou lançamentos de produtos costumam ter coquetel, aliado com almoço ou jantar.

Para eventos mais deslocados, um churrasco pode cair bem.

Já nos eventos voltados à formação e treinamento, seminários e congressos, os coffee-breaks são a melhor pedida. Eles podem ser semelhantes a um brunch, com petiscos, guarnições leves (pães, bolos, frutas, frios, patês, sucos, leite, chá e café).

Em todo caso, é muito importante considerar opções veganas e vegetarianas, já que, a cada dia, mais pessoas adotam essa alimentação.

Para ter um orçamento mais aproximado, você pode considerar o seguinte quando se fala de comida:
• Coquetel: 12 a 15 salgados por pessoa (somente coquetel) ou 5 a 8 salgados por pessoa (com almoço ou jantar); quanto à massa, 150g por pessoa (servida como acompanhamento) ou 200g (servida como prato principal);
• Churrasco: de 200g a 300g de carne.

Quanto à bebida, considere, pelo menos:
• 300 ml de água mineral por pessoa;
• 1 garrafa de cerveja por pessoa;
• 1 garrafa de vinho para cada duas pessoas;
• 1 litro de whisky para cada 10 pessoas;
• 400 ml de refrigerante por pessoa;
• Considere as indicações do serviço de bar quanto aos drinks;
• Se for churrasco, pense no combo cerveja + caipirinhas/caipivodkas.

 

#10 Pense no aparato tecnológico necessário

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Congressos, feiras e seminários voltados à instrução precisam de equipamentos e recursos para a exposição dos temas que serão abordados.

Aparelhos de som, com microfone, caixas e mesas, data-show, flip chart, notebook e outros aparatos tecnológicos marcam presença em qualquer evento.

E quer duas dicas muito importantes antes de usar tudo isso?

- Verifique a voltagem dos equipamentos e das tomadas no local, assim como o funcionamento deles.

- Teste apresentações, vídeos e outros materiais antes do evento empresarial para que não tenha transtornos e imprevistos na hora.

Para o caso das confraternizações, é preciso verificar com as atrações se elas precisarão de algum equipamento específico.

Uma banda, por exemplo, precisa de caixas de som, microfones, cabeamento, mesa, pedestais, além de estrutura de iluminação e palco.


#11 Defina os materiais para serem distribuídos aos convidados

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De acordo com a natureza do evento, os produtores devem se preparar para elaborar e confeccionar materiais de apoio.

Em eventos informativos, é muito importante para a marca da empresa fornecer pastas, blocos, canetas e o que for necessário para anotações.

Obviamente, a necessidade de uma programação impressa, banner, flyer ou outro material também deve ser avaliada.

No caso de festas, os convites são necessários para um melhor controle. Porém, em caso de orçamento apertado, pode ser somente uma lista na portaria do local ou convites virtuais.

Algo importante é fazer com que todo o material seja coerente entre si. Por isso, o auxílio de um designer é fundamental para criar uma identidade visual que transmita a cultura da empresa por meio dos materiais.

Depois que isso ficar definido, basta buscar um parceiro especializado para produzi-lo com qualidade.

Outro material que faz muito sucesso em qualquer tipo de evento são os brindes. Foi-se o tempo que caneta, caneca ou outros itens eram os preferidos do público.

Atualmente, há brindes inovadores que mantêm o relacionamento dos stakeholders com a empresa mais forte ou que são extremamente úteis. A ideia é sempre personalizá-lo.

Veja alguns exemplos:
• Agenda digital;
• Mochila para notebook;
• Caderneta;
• Conjunto de post-it para os fissurados com organização;
• Squeeze térmica;
• Relógio de mesa reciclável;
• Capa para celular;
• Necessaire ou bolsas;
• Brindes sofisticados, como caixa personalizada com vinho, relógio ou carteira.

Caso opte por brindes recicláveis, a empresa ainda pode transmitir a mensagem da responsabilidade ambiental, algo que é extremamente valorizado por qualquer pessoa.

Os brindes podem ser distribuídos como uma lembrancinha pela presença ou podem ser sorteados.


#12 Faça a divulgação do evento empresarial

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Tudo parece estar no devido lugar. O planejamento e a execução estão em dia, os fornecedores já foram contratados, local, data, convidados. Tudo fechado.

O próximo passo para fazer o evento empresarial acontecer é avisar aos convidados.

Congressos, seminários e workshops podem ter banners e flyers espalhados pela empresa e pelos locais que podem ter a circulação do público-alvo.

Mas, em épocas em que é fundamental pensar no meio ambiente, o melhor é investir em formas alternativas de divulgação do evento.

Soma-se a isso a importância que tem de se realizar um convite mais pessoal e personalizado.

Uma divulgação online é a opção de maior alcance e eficiência, além de terem custos muito menores.

Aliás, os custos só existem quando o evento se destina também a um público externo, como um congresso, que é aberto para inscrições de terceiros.

Nestes casos, os posts patrocinados em redes sociais e as propagandas em grandes portais têm custo acessível.

Já os eventos voltados para os próprios colaboradores e sócios não têm qualquer custo de divulgação. Basta ter um mailing atualizado.

A divulgação virtual é muito mais prática, pois garante acesso simples a informações como data, local, mapa de acesso, temática do evento empresarial.

Veja algumas ferramentas online que a organização pode utilizar para divulgar:
E-mail marketing: todos os seus contatos de e-mail que são potenciais interessados no evento ou são convidados direto podem receber o convite direto na sua caixa de entrada.
Facebook Ads e Google Adwords: as propagandas no Facebook e no Google são direcionadas a potenciais interessados nos assuntos relacionadas ao evento corporativo, uma vez que ambos possuem uma ferramenta de segmentação de público.
Blog: o blog é uma estratégia muito utilizada no marketing digital, especificamente no marketing de conteúdo, porque tem como objetivo atrair o público-alvo de um evento por meio de textos relevantes. Você pode fazer um blog com textos dos palestrantes, por exemplo. Mas lembre-se que esses conteúdos devem estar otimizados para bom ranqueamento nos buscadores (SEO), o que gera tráfego.

Se, ainda assim, você achar que deve ter um convite físico aos convidados (ou ao menos a alguns deles), pense em uma forma criativa de convidar.

Enviar presentes com os convites às residências dos colaboradores pode ter um custo, mas é certamente cativante.


#13 Previna-se no dia do evento

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Pensa que a organização do evento acaba no dia em que ele acontece?

Pensou errado.

No dia, é preciso estar com o cronograma em mãos, confirmando que tudo está correndo como o planejado.

Tenha sempre consigo o contato de todos os fornecedores, fique atento ao horário e a qualquer imprevisto que possa vir acontecer.

Com um checklist (que pode ser feito baseado nesse passo a passo), é muito mais fácil fazer a gestão do evento empresarial. Ele também minimiza erros.

Algo muito importante que, por vezes, é esquecido pelos organizadores é separar a documentação necessária para o evento acontecer. Permissões, alvarás, seguros e licenças podem ser exigências.

Outro ponto é confirmar se há um gerador de energia no local. Se não tiver, é bom providenciar para o caso de emergências.

Mantenha sempre o foco na organização desses pequenos detalhes que podem fazer toda a diferença.

Por fim, se os fornecedores chegaram no horário combinado, a decoração do ambiente está pronta e tudo está no lugar, é só esperar pelos convidados e torcer para que tudo corra bem como o planejado.


#14 Faça um balanço pós-evento

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Após o evento empresarial, é hora de fazer um balanço geral de tudo que aconteceu no dia.

O painel interativo foi um sucesso? Ponto para quem deu a ideia.

Sobrou muita comida? Vamos ajustar para o próximo evento.

Os convidados reclamaram do número de garçons? Talvez tenha sido uma falha na proporção entre número de convidados e profissionais disponíveis.

Para ajudar nesse balanço, é interessante fazer uma pesquisa de satisfação com os presentes para captar suas impressões.

Você já tem a lista de e-mail dos convidados, certo? Basta enviar a pesquisa por e-mail (há sites que são programados só para isso, como o Google Forms e o Quick Surveys);

Lembre-se de deixar um campo livre para sugestões e críticas.

Seria bom também colher as avaliações de quem trabalhou no evento, já que são profissionais acostumados a trabalharem nestas ocasiões. Eles podem ter dicas valiosas que auxiliarão na organização do próximo evento empresarial.

Por mais que você acredite que essa última etapa na organização de um evento corporativo não é tão importante quanto as demais, nós garantimos que sim, é.

Seja um workshop ou uma confraternização de fim de ano, o feedback do público participante é o que possibilita melhorias, novas ações e novas oportunidades de negócio e relacionamento.

Falando em confraternização de final de ano, veja a seguir nossa dica bônus.

 

Dica bônus: insights para a confraternização de final de ano

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O ano já está quase no fim. Por isso, já passou da hora de pensar na confraternização de final de ano da empresa, certo?

O passo a passo para organizá-la é semelhante ao de eventos corporativos.

Afinal, poucas coisas a diferencia destes eventos, como o momento em que acontece e o objetivo central, que é comemorar o bom ano da empresa e o papel fundamental dos colaboradores para esse sucesso.

Veja a seguir algumas dicas para lidar com essas diferenças:
• Demonstre o reconhecimento da empresa pelo trabalho prestado por todos os funcionários, com alguns mimos a mais para aqueles que mais se destacaram, especialmente os que têm mais anos de casa;
• Faça o momento “plenária” com bastante criatividade, para que esse momento motivacional faça com que todos se identifiquem com a atividade empresarial;
• Invista na interação entre colaboradores de diferentes níveis e setores, já que estamos falando de uma confraternização, momento em que não há hierarquia;
• Na hora de organizá-la, peça opiniões dos próprios colaboradores;
• Uma festa próxima ao Natal sem sorteio de presentes não é uma confraternização de final ano, lembre-se deles. Eletrodomésticos, viagens, eletroeletrônicos e outros presentes são ótimas opções, mas não estenda muito esse momento para não ficar entediante;
• Capriche no entretenimento, porque é o principal objetivo dos eventos corporativos de fim de ano;
• Lembrar os colaboradores de algumas regrinhas básicas de conduta nos eventos corporativos é sempre útil e pode evitar constrangimentos. Mas isso deve ser feito de maneira leve, descontraída e com bom humor;
• Lembre-se de dedicar um espaço para as crianças, uma vez que essas festas costumam ser estendidas às famílias.

 

Conclusão

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Realizar um evento corporativo pode se tornar uma tarefa complicada se não houver planejamento e organização.

Os produtores devem estar atentos a cada etapa para minimizar os riscos e estarem prontas para qualquer imprevisto no dia do evento.

O primeiro passo é definir o objetivo, seja ele uma comemoração ou um treinamento.

O orçamento e a data vêm em seguida para dar direção às etapas posteriores.

Definindo o público-alvo e o local, é preciso pensar em premiações, atrações e programação.

Lembre-se do papel da cenografia e da decoração em transmitir boas sensações aos convidados.

Com um bom serviço de bar e buffet, já se tem metade do sucesso da festa garantido.

Por fim, basta ter o necessário para tudo sair como o desejado e divulgar bastante.

A empresa pode optar por deixar a organização do evento exclusivamente com uma equipe interna ou contratar profissionais para auxiliar nessa empreitada.

É cada dia mais comum contar com a ajuda de um pacote de serviços completo, oferecidos pelos diversos salões que recebem eventos corporativos.

Além de tornar tudo mais fácil, a equipe interna pode se preocupar em definir os detalhes essenciais do evento empresarial, como conversar com o público-alvo sobre suas expectativas e opiniões.

Se tudo estiver bem alinhado, o sucesso é só uma consequência da organização.


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